Cách loại bỏ sai sót xuất hàng trong giao hàng B2B
Phần lớn các câu chuyện về fulfillment đều xoay quanh xuất hàng cho seller B2C. Nhưng trên thực địa, xuất hàng giao thẳng cho đối tác B2B lại được xử lý nghiêm ngặt hơn nhiều. Bởi hậu quả từ một lần xuất sai là hoàn toàn khác. RUNIC xin chia sẻ các nguyên nhân gây sai sót xuất hàng B2B đúc kết từ quá trình vận hành trung tâm Gimpo, cùng cách giảm thiểu bằng hệ thống kiểm tra tự phát triển.
1. Vì sao sai sót xuất hàng trong giao hàng B2B lại nghiêm trọng hơn
Khi xảy ra sai sót trong xuất hàng B2C (seller → người tiêu dùng cá nhân), vẫn có thể khắc phục bằng hoàn tiền hoặc đổi hàng. Thiệt hại lớn nhất thường chỉ là bị hạ điểm đánh giá trên kênh bán. Nhưng xuất hàng B2B (seller → đối tác/nhà bán buôn/cửa hàng offline) thì khác.
- Niềm tin của đối tác bị đổ vỡ. Khi lỗi bị phát hiện ở khâu kiểm hàng, các đơn đặt hàng tiếp theo sẽ giảm dần hoặc chấm dứt.
- Chi phí thu hồi và xuất lại rất lớn. Chi phí thu hồi hàng xuất sai theo đơn vị thùng rồi xuất lại không thể so sánh với việc thu hồi lẻ từng đơn của B2C.
- Phát sinh phạt chậm giao. Với các đơn đặt hàng của nhà phân phối lớn hay MD, điều khoản phạt khi chậm giao thường được ghi rõ trong hợp đồng.
- Rối luồng hóa đơn và quyết toán. Khi số lượng xuất hàng lệch với số lượng trên hóa đơn thuế, ảnh hưởng lan đến cả khâu kế toán và quyết toán.
Nếu với B2C, chính xác 99% là đủ, thì với B2B, từ 99,9% trở lên gần như là mức tối thiểu.
2. Năm lỗi thường gặp trong xuất hàng B2B
Đây là những dạng sai sót xuất hàng gặp nhiều nhất trên thực địa. Biết được chúng phát sinh ở đâu thì mới thấy cần chặn ở đâu.
- Lẫn mã vận đơn: Vận đơn của đối tác A bị dán lên thùng của đối tác B rồi xuất đi. Vừa phổ biến nhất vừa nghiêm trọng nhất.
- Sai số lượng: Trong xuất hàng theo thùng (ví dụ 12 cái/hộp × 5 thùng = 60 cái), số thùng không khớp, hoặc số lượng bên trong thùng bị lệch.
- Lẫn sản phẩm: Trong cùng một đơn của đối tác, sản phẩm B lẫn vào thùng của sản phẩm A. Thường xảy ra ở các nhóm hàng có nhiều SKU và tùy chọn tương tự nhau.
- Thiếu nhãn, thiếu ghi chú: Xuất hàng mà thiếu các nhãn bổ sung mà đối tác yêu cầu (nhãn xuất xứ, mã vạch, số đơn đặt hàng, v.v.).
- Sai đơn vị đóng gói: Sản phẩm cần xuất lẻ lại xuất theo thùng, còn sản phẩm cần xuất theo thùng lại xuất lẻ.
Chúng có một điểm chung. Đó đều là những lỗi không thể chặn nếu chỉ kiểm bằng mắt người. Cần có một lớp chặn thêm từ hệ thống.
3. Hệ thống kiểm tra của RUNIC — cách giảm sai sót xuất hàng
RUNIC vận hành B2C và B2B theo cùng một chuẩn. Xuất hàng giao cho đối tác cũng đi qua đúng cổng kiểm tra như xuất hàng seller, và mọi đơn xuất đều được xử lý trên hệ thống quản lý xuất hàng B2B do RUNIC tự phát triển.
Mã vạch hóa mọi SKU — B2B không ngoại lệ
Mọi sản phẩm nhập vào trung tâm RUNIC đều được gán mã vạch theo đơn vị SKU. Ngay cả thùng chuyên dùng cho xuất hàng B2B và đơn vị đóng gói giao cho đối tác cũng được gán mã vạch riêng để hệ thống kiểm tra ở lớp đầu tiên. Điều này khác với một số đơn vị fulfillment chỉ mã vạch hóa SKU B2C còn xuất hàng B2B thì xử lý thủ công.
Phần mềm kiểm tra tự phát triển — đối chiếu 1:1 vận đơn và sản phẩm
Thay vì dùng giải pháp bên ngoài, RUNIC sử dụng phần mềm kiểm tra tự phát triển. Ở khâu đóng gói, khi nhân viên quét vận đơn của đối tác, hệ thống sẽ hiển thị lên màn hình những mã vạch sản phẩm cần gắn với vận đơn đó. Nhân viên phải quét từng sản phẩm để hoàn tất đối chiếu 1:1 thì mới được niêm phong thùng. Việc lẫn vận đơn, lẫn sản phẩm và sai số lượng đều bị chặn ngay ở khâu hệ thống.
Điểm khởi đầu của quy trình kiểm tra là tự động thu thập chứng từ (phiếu giao dịch). Chỉ cần chỉ định khoảng thời gian, các chứng từ xuất hàng sẽ tự động đồng bộ vào hệ thống, mỗi chứng từ được đếm theo đơn vị SKU và số lượng, tiến độ kiểm tra hiển thị theo thời gian thực. Người vận hành không phải nhập tay từng chứng từ.
Kiểm tra xuất hàng bằng xe — đếm thời gian thực so với số lượng cần, phân quyền
Với hàng giao cho đối tác bằng xe, mỗi lần nhân viên quét mã vạch thì số đếm sẽ tăng theo thời gian thực so với số lượng cần, và trạng thái từng SKU (chờ, hoàn tất) hiển thị trên màn hình. Phải đủ toàn bộ số lượng cần thì mới được xử lý hoàn tất, nên sai số lượng bị phát hiện ngay ở khâu kiểm tra.
Điều quan trọng là phân quyền. Thao tác điều chỉnh số lượng (+/-) hay đặt lại số đếm chỉ thực hiện được với quyền quản trị, còn nhân viên thường chỉ được quét chứ không thể tự ý sửa con số. Nhờ đó ngăn chặn tận gốc kiểu thao tác sai như tự ý chỉnh cho khớp số đếm ngoài hiện trường.
Ngoài ra, thao tác kiểm tra ở mọi menu đều phản hồi tức thì cho nhân viên bằng hướng dẫn giọng nói và hiệu ứng hình ảnh. Quét thành công hay thất bại, đủ số lượng, phát sinh lỗi — nhân viên có thể nhận biết ngay qua âm thanh và thay đổi màu sắc mà không cần liên tục nhìn màn hình, nhờ đó tốc độ và độ chính xác kiểm hàng tại hiện trường cùng tăng lên.
Xuất chuyển phát home-shopping và số lượng lớn — kiểm tra và theo dõi cả đơn chuyển phát mang tính B2B
Không chỉ giao hàng thuần túy cho đối tác (B2B), cả những đơn mang tính B2B như đơn từ home-shopping nhưng xuất chuyển phát tới từng người tiêu dùng cá nhân cũng được áp dụng cùng chuẩn kiểm tra. Khác với chuyển phát B2C thông thường chỉ in vận đơn rồi xuất thẳng, ngay cả với trường hợp này RUNIC vẫn kiểm tra đối chiếu 1:1 mã vận đơn với mã vạch sản phẩm rồi mới xuất, và sau khi xuất còn tiếp tục theo dõi giao hàng theo từng vận đơn.
Tại cửa sổ kiểm tra, quét theo thứ tự ① mã vận đơn → ② mã vạch sản phẩm. Chỉ khi sản phẩm cần gắn với vận đơn được quét đúng thì dòng đó mới được xử lý hoàn tất, nên ngay cả với đơn số lượng lớn của home-shopping, hàng cũng không bị xuất đi trong tình trạng vận đơn và sản phẩm lệch nhau.
Với những đơn dồn số lượng lớn trong thời gian ngắn như home-shopping, mua chung hay các đợt khuyến mãi số lượng lớn, một lần xuất sai càng gây hệ lụy lớn. Dù hàng dồn về, cổng kiểm tra vẫn không bị bỏ qua, và việc truy vết vận đơn nào đã đi đến đâu, khi nào, không bị gián đoạn.
Sau khi xuất, tại màn hình tra cứu giao hàng liên kết với hệ thống theo dõi của hãng chuyển phát, các chặng theo từng vận đơn (chuẩn bị hàng, tiếp nhận, đang vận chuyển, xuất phát giao, giao thành công) được tổng hợp theo thời gian thực. Vì số lượng ở mỗi chặng so với tổng số đơn hiện lên rõ ràng, nên có thể lập tức phát hiện các đơn bị thiếu sót hoặc chậm giao.
Cổng kiểm tra hai lớp — quét khi soạn hàng + kiểm lại khi đóng gói
Ngay cả sản phẩm đã qua cổng đầu tiên bằng quét mã vạch ở khâu soạn hàng vẫn phải trải qua thêm một lần kiểm tra đối chiếu vận đơn - sản phẩm ở khâu đóng gói. Chỉ cần một trong hai cổng phát hiện không khớp thì thùng đó bị loại khỏi dây chuyền xuất hàng. Xác suất chặn được sai sót xuất hàng tăng vượt bậc so với kiểm tra một lớp.
4. Những điểm cần kiểm tra khi chọn đơn vị fulfillment
Nếu doanh nghiệp của bạn lấy xuất hàng B2B làm trọng tâm vận hành, khi chọn đơn vị fulfillment hãy nhất định kiểm tra bốn điểm sau.
- Chuẩn mã vạch SKU: Có thể mã vạch hóa không chỉ SKU B2C mà cả đơn vị thùng, đơn vị đóng gói B2B hay không
- Kiểm tra đối chiếu vận đơn - sản phẩm: Có hệ thống đối chiếu 1:1 giữa quét vận đơn và quét sản phẩm hay không
- Số lớp kiểm tra: Kiểm tra một lớp, hay kiểm tra hai lớp soạn hàng và đóng gói
- Khả năng hiển thị của bảng điều khiển: Chủ hàng có thể tự tra cứu độ chính xác xuất hàng và nguyên nhân sai sót theo từng đối tác hay không
Nếu cả bốn điểm trên đều được đáp ứng thì đó là đơn vị fulfillment có thể yên tâm giao phó trong vận hành B2B. Tiêu chí so sánh SLA chi tiết có thể xem tại Danh mục kiểm tra SLA khi chọn đơn vị 3PL.
Chuẩn của RUNIC
RUNIC vận hành xuất hàng B2C, B2B và chuyển phát kiểu home-shopping đều theo cùng một chuẩn kiểm tra tại trung tâm fulfillment quy mô khoảng 3.000 pyeong ở tầng 4 K-One Gimpo Logis. RUNIC duy trì mức độ chính xác xuất hàng 99,9% làm chuẩn, dù là giao hàng cho đối tác hay đơn chuyển phát mang tính B2B thì đều phải hoàn tất đối chiếu 1:1 vận đơn - sản phẩm bằng WMS và phần mềm kiểm tra tự phát triển mới được niêm phong, và sau khi xuất còn tiếp tục theo dõi giao hàng theo từng vận đơn.
Trang chủ chính thức www.runic.kr · Danh mục kiểm tra SLA · Cấu trúc chi phí 3PL · Hướng dẫn fulfillment SmartStore →