Checklist SLA khi chọn đơn vị 3PL — 7 chỉ số cốt lõi
Nhận báo giá từ đơn vị fulfillment nhưng bạn chỉ đang so sánh đơn giá? Nếu không xem kỹ SLA (Service Level Agreement), dù đơn giá rẻ thì cuối cùng vẫn thiệt hại nhiều hơn vì sót đơn giao, lệch tồn kho và chậm xử lý đổi trả. Dưới đây là 7 tiêu chí SLA bắt buộc phải kiểm tra khi chọn 3PL, do RUNIC tổng hợp.
1. Độ chính xác giao hàng (Order Accuracy)
Tỷ lệ đơn được giao chính xác đúng như đặt hàng. Dưới 99% là dấu hiệu rủi ro. Cứ 100 đơn sai 1 đơn thì với 10.000 đơn xuất mỗi tháng sẽ phát sinh 100 khiếu nại. Hãy lấy mức từ 99,9% trở lên làm chuẩn.
Câu hỏi cần đặt ra: "Độ chính xác giao hàng trung bình quý trước là bao nhiêu?", "Có mấy bước QC?", "Chính sách bồi thường khi giao sai là gì?"
2. Giờ cut-off xuất hàng (Cut-off Time)
Là thời điểm cuối cùng còn kịp cho "đặt hôm nay = xuất hôm nay". Thường vào khoảng 13h–15h. Giờ cut-off xuất trong ngày càng muộn thì doanh thu càng tăng. Một số đơn vị chỉ cut-off vào buổi sáng nhưng giá lại trông có vẻ rẻ, nên cần lưu ý.
3. Độ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy)
Tỷ lệ khớp giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống. Chuẩn là từ 99,5% trở lên. Khi chênh lệch tồn kho tích lũy, sẽ xảy ra tình trạng kênh hiển thị "còn hàng" nhưng thực tế đã hết. Hãy kiểm tra chính sách kiểm kho định kỳ (cycle count) và cập nhật tồn kho theo thời gian thực.
4. SLA xử lý đổi trả
- Mất bao nhiêu ngày cho toàn bộ quy trình thu hồi ~ kiểm tra ~ nhập kho lại
- Chính sách phân loại theo cấp QC (hàng tốt/hàng loại B/hàng hủy)
- Có thể đóng gói lại hay không và đơn giá
- Khả năng theo dõi tiến độ đổi trả trên dashboard của khách hàng
Chuẩn là trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu mất hơn một tuần sẽ ảnh hưởng đến điểm đánh giá trên kênh bán.
5. Khả năng theo dõi trên hệ thống (Visibility)
Khách hàng phải tự mình kiểm tra được các thông tin sau theo thời gian thực:
- Tồn kho theo thời gian thực của từng SKU
- Tình hình nhập/xuất trong ngày
- Các bước xử lý của từng đơn (nhặt hàng, đóng gói, xuất hàng, vận chuyển)
- Mã vận đơn và theo dõi giao hàng
- Báo cáo KPI vận hành hàng tháng
Nếu mỗi tuần chỉ nhận file Excel thì có thể coi là thiếu khả năng theo dõi. Chuẩn là cung cấp dashboard web hoặc API.
6. Tích hợp kênh bán và hệ thống
Kiểm tra xem các kênh và hệ thống sau có được kết nối tự động hay không:
- SmartStore, Coupang, 11st, Gmarket, Cafe24, Imweb
- Các kênh toàn cầu như Shopify, WooCommerce, MakeShop...
- Hệ thống ERP / kế toán của khách hàng
- Các đơn vị chuyển phát lớn (CJ, Hanjin, Lotte, Korea Post)
Nếu chỉ tải Excel thủ công thì thời gian vận hành sẽ tăng lên và cũng ảnh hưởng đến giờ cut-off xuất hàng.
7. Đầu mối phụ trách duy nhất (SPOC)
Hãy kiểm tra xem có phải là cơ cấu mà một người phụ trách duy nhất chịu trách nhiệm trọn gói từ lưu kho, xuất hàng, vận chuyển, hệ thống đến đối soát, thay vì bị đẩy qua đẩy lại giữa nhiều phòng ban và nhiều người phụ trách. Việc có liên hệ được ngay qua một kênh duy nhất như KakaoTalk, Slack hay điện thoại hay không sẽ quyết định hiệu quả vận hành.
Chính sách SLA của RUNIC
Trong vận hành trung tâm tại Gimpo, RUNIC duy trì các mức SLA sau đây làm chuẩn:
Khi nhận báo giá, hãy yêu cầu ghi rõ 7 tiêu chí này
Nếu yêu cầu ghi rõ SLA ngay từ khâu báo giá, bạn có thể ước lượng được chất lượng vận hành. RUNIC ghi rõ SLA về độ chính xác giao hàng, giờ cut-off và đổi trả bằng văn bản ngay từ khâu báo giá, và chia sẻ số liệu thực đo qua báo cáo vận hành theo quý.
Trang chủ chính thức www.runic.kr · Cơ cấu chi phí 3PL · Hướng dẫn fulfillment SmartStore →