Cómo eliminar los errores de expedición en la entrega B2B

La mayoría de las conversaciones sobre fulfillment giran en torno a la expedición del vendedor B2C. Pero en el día a día operativo, la expedición de entregas B2B que llega directamente al cliente pesa mucho más, porque las consecuencias de un solo error de expedición son de otra magnitud. RUNIC comparte las causas de los errores de expedición B2B que ha identificado operando su centro de Gimpo, y cómo reducirlas con su sistema propio de verificación.

1. Por qué un error de expedición es más grave en la entrega B2B

Cuando se produce un error en la expedición B2C (vendedor → consumidor final), suele poder recuperarse con un reembolso o un cambio. El mayor golpe es, como mucho, una bajada en la valoración del canal. Pero la expedición B2B (vendedor → cliente/mayorista/tienda física) es distinta.

• Se rompe la confianza del cliente. Si el error aparece en su fase de recepción, el siguiente pedido se reduce o se pierde.
• El coste de recuperación y reexpedición es alto. Recuperar y volver a expedir mercancía enviada por error a nivel de caja no admite comparación con una devolución unitaria B2C.
• Se aplican penalizaciones por plazo de entrega. En los pedidos de grandes distribuidoras y responsables de compras (MD), es habitual que el contrato incluya cláusulas de penalización por retraso.
• Se enreda el flujo de facturas y liquidaciones. Si la cantidad expedida no coincide con la de la factura, el impacto llega hasta la contabilidad y la liquidación.

Si en B2C basta con una precisión del 99 %, en B2B superar el 99,9 % es, en la práctica, el punto de partida.

2. Los 5 errores más frecuentes en la expedición B2B

Estos son los patrones de error de expedición que más se ven sobre el terreno. Saber dónde se originan permite ver dónde hay que frenarlos.

1. Cruce de guías: cuando la guía del cliente A acaba pegada a la caja del cliente B. Es el error más común y, a la vez, el más grave.
2. Error de cantidad: en la expedición por cajas (por ejemplo, 12 unidades × 5 cajas = 60 unidades), cuando el número de cajas no cuadra o el contenido de la caja es distinto.
3. Mezcla de referencias: cuando dentro del pedido de un mismo cliente el producto B se cuela en la caja del producto A. Frecuente en categorías con muchas SKU u opciones similares.
4. Falta de etiquetas o marcado: cuando se expide sin la etiqueta adicional que exige el cliente (etiqueta de origen, código de barras, número de pedido, etc.).
5. Error en la unidad de expedición: cuando un producto que debía salir por unidades sale por cajas, o uno que debía salir por cajas sale por unidades.

Todos tienen algo en común: son errores que no se pueden evitar solo con la revisión visual de una persona. El sistema tiene que añadir una barrera más.

3. El sistema de verificación de RUNIC — cómo reducir los errores de expedición

RUNIC opera B2C y B2B con el mismo estándar. La expedición de entregas a clientes pasa por la misma puerta de verificación que la expedición del vendedor, y toda la salida se procesa sobre un sistema propio de gestión de expedición B2B desarrollado internamente.

Todas las SKU con código de barras — B2B sin excepción

A todos los productos que entran en el centro de RUNIC se les asigna un código de barras a nivel de SKU. Se asignan códigos de barras adicionales hasta a las cajas específicas de expedición B2B y a las unidades de agrupación para la entrega a clientes, de modo que el sistema realiza una primera verificación. Es distinto de las empresas de fulfillment que solo ponen código de barras a las SKU B2C y gestionan la expedición B2B a mano.

Programa de verificación propio — emparejamiento 1:1 entre guía y producto

En lugar de una solución externa, RUNIC utiliza un programa de verificación desarrollado internamente. En la fase de empaquetado, cuando el operario escanea la guía del cliente, el sistema muestra en pantalla los códigos de barras de los productos que deben ir asociados a esa guía. El operario escanea los productos uno a uno y solo puede sellar la caja cuando se completa el emparejamiento 1:1. El cruce de guías, la mezcla de referencias y los errores de cantidad quedan bloqueados a nivel de sistema.

El punto de partida de la verificación es la recopilación automática de albaranes (notas de entrega). Al indicar un periodo, los albaranes de salida se sincronizan de forma automática en el sistema, cada albarán se contabiliza por SKU y cantidad, y el progreso de la verificación se muestra en tiempo real. El operador no necesita introducir los albaranes uno a uno a mano.

Verificación de salida por vehículo — conteo en tiempo real frente a la cantidad requerida, con separación de permisos

En la entrega por vehículo al cliente, cada vez que el operario escanea un código de barras el conteo sube en tiempo real frente a la cantidad requerida y el estado de cada SKU (en espera / completado) se muestra en pantalla. Como solo se marca como completado al alcanzar toda la cantidad requerida, los errores de cantidad se detectan en la fase de verificación.

Lo importante es la separación de permisos. El ajuste de cantidad (+/-) y el reinicio del conteo solo se pueden hacer con permisos de administrador; el operario común solo puede escanear y no puede modificar las cifras a su criterio. Así se impide de raíz la manipulación de cuadrar el conteo por cuenta propia sobre el terreno.

Además, todas las acciones de verificación en cada menú dan retroalimentación inmediata al operario mediante avisos de voz y efectos visuales. El operario percibe al instante el éxito o el fallo del escaneo, la cantidad completada o la aparición de un error mediante sonido y cambios de color, sin tener que mirar la pantalla continuamente, de modo que la velocidad y la precisión de la verificación sobre el terreno suben a la vez.

Expedición de paquetería de teleshopping y en volumen — verificación y seguimiento también para la paquetería de carácter B2B

No solo la entrega puramente al cliente (B2B), sino también los envíos que, como los pedidos de teleshopping, tienen carácter B2B pero se expiden por paquetería a consumidores individuales, aplican el mismo estándar de verificación. A diferencia de la paquetería B2C común, que simplemente imprime la guía y la saca tal cual, RUNIC también en este caso verifica 1:1 el número de guía de paquetería y el código de barras del producto antes de expedir, y tras la salida continúa con el seguimiento de la entrega por guía.

En la ventana de verificación se escanea en el orden ① número de guía → ② código de barras del producto. Como la línea solo se marca como completada cuando se escanea correctamente el producto que debe ir asociado a la guía, incluso en los volúmenes altos de teleshopping nada sale con la guía y el producto descuadrados.

Cuanto más se concentra una gran cantidad de expediciones en poco tiempo —como en teleshopping, compras colectivas o grandes promociones—, mayor es el impacto de un solo error de expedición. Aunque el volumen se dispare, no se salta la puerta de verificación y no se pierde la trazabilidad de qué guía llegó, cuándo y hasta dónde.

Tras la salida, en la pantalla de consulta de entregas integrada con el seguimiento del transportista se recuenta en tiempo real la etapa de cada guía (preparación del producto, recogida, en tránsito, salida a reparto, entrega completada). Como se ve de un vistazo el número de casos en cada etapa frente al total, es posible identificar de inmediato las entregas omitidas o retrasadas.

Puerta de verificación en 2 fases — escaneo en picking + reverificación en packing

Aunque un producto haya pasado la primera puerta con el escaneo del código de barras en la fase de picking, en la fase de packing pasa una vez más por la verificación de emparejamiento guía-producto. Si aparece una discrepancia aunque sea en una sola de las dos puertas, esa caja se retira de la línea de salida. La probabilidad de bloquear un error de expedición sube de forma drástica frente a una verificación de una sola fase.

4. Puntos de control al elegir una empresa de fulfillment

Si su negocio tiene la expedición B2B en el centro de la operación, al elegir una empresa de fulfillment asegúrese de comprobar estos cuatro puntos.

• Estándar de código de barras por SKU: ¿puede poner código de barras no solo a las SKU B2C, sino también a las cajas y unidades de agrupación B2B?
• Verificación de emparejamiento guía-producto: ¿tiene un sistema que empareja 1:1 el escaneo de la guía y el escaneo del producto?
• Número de fases de verificación: ¿es de una sola fase o de dos fases, picking y packing?
• Visibilidad del panel: ¿puede el cargador consultar por sí mismo la precisión de expedición y los motivos de error por cliente?

Si reúne los cuatro puntos anteriores, es una empresa de fulfillment a la que puede confiar con tranquilidad su operación B2B. Puede consultar los criterios detallados de comparación de SLA en la lista de verificación de SLA para elegir un operador 3PL.

El estándar de RUNIC

RUNIC opera la expedición B2C, B2B y de paquetería tipo teleshopping con un mismo estándar de verificación en su centro de fulfillment de unos 3.000 pyeong en la 4.ª planta de K-One Gimpo Logis. Mantiene como estándar un nivel de precisión de expedición del 99,9 %, y tanto si se trata de una entrega a cliente como de un envío de paquetería de carácter B2B, la caja solo se sella cuando se completa el emparejamiento 1:1 de guía y producto mediante su WMS y su programa de verificación propios; tras la salida, la operación continúa con el seguimiento de la entrega por guía.

Sitio web oficial www.runic.kr · Lista de verificación de SLA · Estructura de costes 3PL · Guía de fulfillment para SmartStore →