Wie man Fehlversand im B2B-Versand ausschließt

Wenn über Fulfillment gesprochen wird, geht es meist um den B2C-Versand von Sellern. In der Praxis wiegt jedoch der B2B-Versand, der direkt an Geschäftskunden geht, deutlich schwerer. Denn die Folgen eines einzigen Fehlversands sind hier ganz andere. RUNIC teilt die im Betrieb des Gimpo-Centers herausgearbeiteten Ursachen für Fehlversand im B2B-Versand und zeigt, wie sich diese mit dem eigenen Prüfsystem reduzieren lassen.

1. Warum Fehlversand in der B2B-Belieferung schwerer wiegt

Kommt es im B2C-Versand (Seller → Endverbraucher) zu einem Fehlversand, lässt sich das durch Erstattung oder Umtausch beheben. Der größte Schaden ist meist eine schlechtere Kanalbewertung. Beim B2B-Versand (Seller → Geschäftskunde/Großhändler/stationärer Handel) sieht das anders aus.

• Das Vertrauen des Kunden bricht. Wird der Fehler im Wareneingang aufgedeckt, gehen die Folgeaufträge zurück oder brechen ganz ab.
• Rückhol- und Nachversandkosten sind hoch. Die Kosten, kartonweise falsch ausgelieferte Ware zurückzuholen und erneut zu versenden, sind mit einer einzelnen B2C-Retoure nicht vergleichbar.
• Es drohen Liefertermin-Vertragsstrafen. Bei Aufträgen großer Handelsketten und MDs sind Pönalen bei Lieferverzug häufig ausdrücklich im Vertrag festgehalten.
• Rechnungsstellung und Abrechnung geraten durcheinander. Weichen Versandmenge und die Menge auf der Steuerrechnung voneinander ab, wirkt sich das bis in die Buchhaltung und Abrechnung aus.

Während für B2C eine Genauigkeit von 99 % genügen mag, sind im B2B 99,9 % und mehr faktisch der Standard.

2. Die 5 häufigsten Fehler im B2B-Versand

Dies sind die im Betrieb am häufigsten auftretenden Fehlversandmuster. Wer weiß, wo sie entstehen, erkennt auch, wo sie zu stoppen sind.

1. Vertauschte Sendungsscheine: Der Sendungsschein von Kunde A landet auf dem Karton von Kunde B und geht so raus. Der häufigste und zugleich folgenschwerste Fehler.
2. Mengenfehler: Beim kartonweisen Versand (z. B. 12 Stück × 5 Kartons = 60 Stück) stimmt die Kartonanzahl nicht oder die Stückzahl im Karton weicht ab.
3. Artikelvermischung: Innerhalb desselben Kundenauftrags gerät Artikel B in den Karton von Artikel A. Tritt häufig in Kategorien mit vielen ähnlichen SKUs und Varianten auf.
4. Fehlende Etiketten/Kennzeichnung: Ein vom Kunden gefordertes Zusatzetikett (Herkunft, Barcode, Bestellnummer usw.) fehlt beim Versand.
5. Verpackungseinheit falsch: Ware, die als Einzelstück versandt werden soll, geht kartonweise raus – oder umgekehrt.

Es gibt eine Gemeinsamkeit: Es sind Fehler, die sich mit einer reinen Sichtprüfung durch den Menschen nicht verhindern lassen. Ein System muss eine weitere Stufe absichern.

3. Das Prüfsystem von RUNIC — so lässt sich Fehlversand reduzieren

RUNIC betreibt B2C und B2B nach demselben Standard. Auch die Kundenbelieferung durchläuft dasselbe Prüftor wie der Seller-Versand, und jeder Versand wird über das selbst entwickelte B2B-Versandmanagement-System abgewickelt.

Alle SKUs mit Barcode — auch B2B ohne Ausnahme

Jedem Produkt, das im RUNIC-Center eingeht, wird auf SKU-Ebene ein Barcode zugeordnet. Auch B2B-Versandkartons und Bündeleinheiten für die Kundenbelieferung erhalten eigene Barcodes, sodass das System eine erste Prüfung übernimmt. Das unterscheidet sich von Fulfillment-Dienstleistern, die nur B2C-SKUs mit Barcodes versehen und den B2B-Versand manuell abwickeln.

Selbst entwickeltes Prüfprogramm — 1:1-Abgleich von Sendungsschein und Produkt

Statt einer externen Lösung nutzt RUNIC ein selbst entwickeltes Prüfprogramm. Scannt der Mitarbeiter im Packschritt den Sendungsschein des Kunden, zeigt das System die Barcodes der Produkte an, die diesem Sendungsschein zugeordnet sein müssen. Der Mitarbeiter scannt die Produkte einzeln, und erst wenn der 1:1-Abgleich vollständig ist, lässt sich der Karton versiegeln. Vertauschte Sendungsscheine, Artikelvermischung und Mengenfehler werden auf Systemebene abgefangen.

Ausgangspunkt der Prüfung ist die automatische Erfassung der Belege (Lieferscheine). Wird ein Zeitraum festgelegt, synchronisiert das System die Versandbelege automatisch, zählt jeden Beleg auf SKU- und Mengenebene und zeigt den Prüffortschritt in Echtzeit an. Der Betreiber muss die Belege nicht einzeln von Hand eingeben.

Fahrzeugversandprüfung — Echtzeitzählung gegen Sollmenge, Rechtetrennung

Bei der Fahrzeugbelieferung von Kunden steigt mit jedem Barcode-Scan des Mitarbeiters die Zählung gegen die Sollmenge in Echtzeit, und der Status je SKU (offen/abgeschlossen) wird auf dem Bildschirm angezeigt. Erst wenn die Sollmenge vollständig erreicht ist, gilt der Vorgang als abgeschlossen, sodass Mengenfehler bereits in der Prüfung erkannt werden.

Entscheidend ist die Rechtetrennung. Eine Mengenanpassung (+/-) oder das Zurücksetzen der Zählung ist nur mit Administratorrechten möglich; ein normaler Mitarbeiter kann ausschließlich scannen und die Werte nicht eigenmächtig ändern. Fehlbedienungen, bei denen die Zählung vor Ort willkürlich passend gemacht wird, werden von vornherein unterbunden.

Zudem wird jede Prüfaktion in allen Menüs dem Mitarbeiter sofort per Sprachansage und visuellem Effekt rückgemeldet. Erfolg oder Fehlschlag eines Scans, erreichte Menge und aufgetretene Fehler nimmt der Mitarbeiter unmittelbar über Ton und Farbwechsel wahr, ohne durchgehend auf den Bildschirm schauen zu müssen – so steigen Geschwindigkeit und Genauigkeit der Prüfung vor Ort zugleich.

Homeshopping- und Massenpaketversand — auch Paketsendungen mit B2B-Charakter werden geprüft und verfolgt

Nicht nur die reine Kundenbelieferung (B2B), sondern auch Sendungen, die wie Homeshopping-Aufträge B2B-Charakter haben, aber per Paket an einzelne Verbraucher gehen, unterliegen demselben Prüfstandard. Anders als beim gewöhnlichen B2C-Paketversand, bei dem nur der Sendungsschein gedruckt und die Ware direkt hinausgeht, prüft RUNIC auch in diesem Fall Sendungsnummer und Produktbarcode 1:1, bevor versandt wird, und schließt nach dem Versand eine Sendungsverfolgung je Sendungsschein an.

Im Prüffenster wird in der Reihenfolge ① Sendungsnummer → ② Produktbarcode gescannt. Nur wenn das dem Sendungsschein zugeordnete Produkt korrekt gescannt wird, gilt die betreffende Zeile als abgeschlossen – so gehen auch bei großen Homeshopping-Mengen Sendungsschein und Produkt nicht falsch zusammen raus.

Gerade bei Homeshopping, Sammelbestellungen und großen Promotions, bei denen in kurzer Zeit hohe Versandmengen zusammenkommen, ist die Tragweite eines einzigen Fehlversands groß. Auch bei Spitzenmengen wird das Prüftor nicht übersprungen, und die Nachverfolgung – welcher Sendungsschein wann und wie weit gelangt ist – reißt nicht ab.

Nach dem Versand werden in der mit der Sendungsverfolgung des Paketdienstleisters verknüpften Sendungsübersicht die Stufen je Sendungsschein (Warenvorbereitung, Übernahme, unterwegs, in Zustellung, zugestellt) in Echtzeit erfasst. Da die Anzahl je Stufe im Verhältnis zur Gesamtmenge auf einen Blick sichtbar ist, lassen sich ausgefallene oder verzögerte Sendungen sofort herausfiltern.

Zweistufiges Prüftor — Picking-Scan + Packing-Nachprüfung

Auch ein Produkt, das im Picking-Schritt per Barcode-Scan das erste Tor passiert hat, durchläuft im Packing-Schritt noch einmal die Prüfung des Sendungsschein-Produkt-Abgleichs. Tritt an auch nur einem der beiden Tore eine Abweichung auf, fällt dieser Karton aus der Versandlinie. Gegenüber einer einstufigen Prüfung steigt die Wahrscheinlichkeit, Fehlversand abzufangen, sprunghaft an.

4. Checkpoints bei der Auswahl eines Fulfillment-Dienstleisters

Wenn der B2B-Versand im Zentrum Ihres Geschäfts steht, sollten Sie bei der Wahl des Fulfillment-Dienstleisters unbedingt die folgenden vier Punkte prüfen.

• SKU-Barcode-Standard: Lassen sich nicht nur B2C-SKUs, sondern auch B2B-Kartons und Bündeleinheiten mit Barcodes versehen?
• Sendungsschein-Produkt-Abgleich: Gibt es ein System, das Sendungsschein-Scan und Produkt-Scan 1:1 abgleicht?
• Anzahl der Prüfstufen: Einstufig oder zweistufig mit Picking- und Packing-Prüfung?
• Dashboard-Transparenz: Kann der Auftraggeber Versandgenauigkeit und Fehlversandgründe je Kunde selbst einsehen?

Sind alle vier Punkte erfüllt, handelt es sich um einen Fulfillment-Dienstleister, dem Sie Ihren B2B-Betrieb beruhigt anvertrauen können. Die detaillierten Kriterien für einen SLA-Vergleich finden Sie in der SLA-Checkliste zur Auswahl eines 3PL-Anbieters.

Der Standard von RUNIC

RUNIC betreibt in seinem rund 3.000 Pyeong großen Fulfillment-Center im 4. Stock von K-One Gimpo Logis den B2C-, B2B- und Homeshopping-artigen Paketversand allesamt nach demselben Prüfstandard. Eine Versandgenauigkeit von 99,9 % wird als Standard gehalten; ob Kundenbelieferung oder Paketsendung mit B2B-Charakter – erst wenn der 1:1-Abgleich von Sendungsschein und Produkt über das eigene WMS und Prüfprogramm abgeschlossen ist, wird versiegelt, und nach dem Versand schließt sich die Sendungsverfolgung je Sendungsschein an.

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