Cara Menghilangkan Salah Kirim pada Pengiriman B2B

Pembahasan tentang fulfillment umumnya berkutat pada pengiriman seller B2C. Namun di lapangan, pengiriman B2B yang masuk langsung ke mitra justru diperlakukan jauh lebih serius. Sebab dampak lanjutan dari satu kali salah kirim benar-benar berbeda. RUNIC berbagi penyebab salah kirim pada pengiriman B2B yang kami rangkum dari operasi pusat Gimpo, beserta cara menekannya dengan sistem verifikasi buatan sendiri.

1. Mengapa salah kirim jauh lebih fatal pada pengiriman B2B

Pada pengiriman B2C (seller → konsumen perorangan), salah kirim masih bisa dipulihkan lewat pengembalian dana atau penukaran. Dampak terbesarnya hanyalah turunnya rating di kanal penjualan. Namun pengiriman B2B (seller → mitra/grosir/toko offline) berbeda.

• Kepercayaan mitra runtuh. Bila kesalahan terungkap di tahap pemeriksaan penerimaan, pesanan berikutnya berkurang atau terputus.
• Biaya penarikan dan kirim ulang sangat besar. Biaya menarik kembali produk yang keliru dikirim per kardus lalu mengirimnya ulang tidak sebanding dengan penarikan satuan pada B2C.
• Terkena penalti tenggat. Untuk pesanan dari distributor besar atau MD, klausul penalti atas keterlambatan pengiriman sering kali tertulis eksplisit.
• Alur faktur pajak dan penyelesaian menjadi kacau. Bila jumlah yang dikirim tidak sesuai dengan jumlah pada faktur pajak, dampaknya merembet hingga ke tahap akuntansi dan penyelesaian.

Jika untuk B2C akurasi 99% sudah dianggap cukup, untuk B2B 99,9% ke atas praktis menjadi standar dasar.

2. Lima kesalahan yang sering terjadi pada pengiriman B2B

Berikut pola salah kirim yang paling sering ditemui di lapangan. Begitu Anda tahu di mana kesalahan itu muncul, akan terlihat pula di mana harus mencegahnya.

1. Resi tertukar: resi mitra A menempel pada kardus mitra B lalu ikut terkirim. Paling sering terjadi sekaligus paling fatal.
2. Kesalahan jumlah: pada pengiriman per kardus (misalnya isi 12 × 5 kardus = 60 pcs), jumlah kardus tidak sesuai, atau isi di dalam kardus berbeda.
3. Produk tercampur: dalam satu pesanan mitra yang sama, produk B ikut masuk ke kardus produk A. Sering terjadi pada kategori dengan banyak SKU atau opsi yang mirip.
4. Label atau penandaan hilang: label tambahan yang diminta mitra (label negara asal, barcode, nomor pesanan, dll.) terlewat saat pengiriman.
5. Salah satuan kardus: produk yang seharusnya dikirim satuan malah dikirim per kardus, atau sebaliknya, produk yang seharusnya per kardus dikirim satuan.

Ada satu benang merah. Semua kesalahan ini tidak bisa dicegah bila hanya mengandalkan mata manusia. Sistem harus menambahkan satu lapis penghalang lagi.

3. Sistem verifikasi RUNIC — cara menekan salah kirim

RUNIC menjalankan B2C dan B2B dengan standar yang sama. Pengiriman ke mitra pun melewati gerbang verifikasi yang identik dengan pengiriman seller, dan seluruh pengiriman diproses di atas sistem manajemen pengiriman B2B yang kami kembangkan sendiri.

Semua SKU diberi barcode — B2B pun tanpa pengecualian

Setiap produk yang masuk ke pusat RUNIC diberi barcode per SKU. Kardus khusus pengiriman B2B dan satuan bundel untuk pengiriman mitra pun diberi barcode tersendiri sehingga sistem melakukan verifikasi pertama. Ini berbeda dengan sebagian perusahaan fulfillment yang hanya memberi barcode pada SKU B2C dan menangani pengiriman B2B secara manual.

Program verifikasi buatan sendiri — pencocokan 1:1 resi dan produk

Alih-alih memakai solusi pihak ketiga, RUNIC menggunakan program verifikasi yang dikembangkan sendiri. Pada tahap packing, ketika pekerja memindai resi mitra, sistem menampilkan barcode produk yang seharusnya terikat pada resi itu. Pekerja memindai produk satu per satu, dan kardus baru boleh disegel setelah pencocokan 1:1 selesai. Resi tertukar, produk tercampur, dan kesalahan jumlah dicegah di tingkat sistem.

Titik awal verifikasi adalah pengumpulan otomatis nota (surat jalan). Cukup tentukan rentang periode, maka nota pengiriman tersinkron otomatis ke sistem, setiap nota dihitung per SKU dan per jumlah, dan progres verifikasi ditampilkan secara real-time. Operator tidak perlu memasukkan nota satu per satu secara manual.

Verifikasi pengiriman armada — hitungan real-time terhadap jumlah dibutuhkan, pemisahan hak akses

Pada pengiriman armada ke mitra, setiap kali pekerja memindai barcode, hitungan terhadap jumlah yang dibutuhkan bertambah secara real-time, dan status per SKU (menunggu, selesai) tampil di layar. Karena baru dianggap selesai setelah seluruh jumlah yang dibutuhkan terpenuhi, kesalahan jumlah tertangkap di tahap verifikasi.

Yang penting adalah pemisahan hak akses. Penyesuaian jumlah (+/-) maupun reset hitungan hanya bisa dilakukan dengan hak akses admin; pekerja biasa hanya dapat memindai dan tidak bisa mengubah angka sesuka hati. Manipulasi seperti memaksakan hitungan agar cocok di lapangan pun tercegah dari akarnya.

Selain itu, setiap aksi verifikasi pada semua menu memberi umpan balik langsung ke pekerja melalui panduan suara dan efek visual. Berhasil atau gagalnya pemindaian, jumlah yang terpenuhi, dan munculnya kesalahan dapat langsung dikenali lewat suara dan perubahan warna tanpa pekerja harus terus menatap layar, sehingga kecepatan dan akurasi verifikasi di lapangan sama-sama meningkat.

Home shopping dan paket massal — kiriman paket berkarakter B2B pun diverifikasi dan dilacak

Bukan hanya pengiriman murni ke mitra (B2B), tetapi juga kiriman yang berkarakter B2B seperti pesanan home shopping namun dikirim sebagai paket ke konsumen perorangan menerapkan standar verifikasi yang sama. Berbeda dengan paket B2C biasa yang cukup mencetak resi lalu langsung dikirim, dalam kasus ini pun RUNIC memverifikasi nomor resi dan barcode produk secara 1:1 sebelum mengirim, dan setelah pengiriman dilanjutkan dengan pelacakan pengiriman per resi.

Pada jendela verifikasi, pemindaian dilakukan dengan urutan ① nomor resi → ② barcode produk. Karena baris tersebut baru dianggap selesai bila produk yang seharusnya terikat pada resi dipindai dengan benar, maka pada pesanan home shopping bervolume besar pun resi dan produk tidak akan terkirim dalam keadaan tertukar.

Semakin sebuah kiriman menumpuk dalam volume besar pada waktu singkat — seperti home shopping, pembelian bersama, atau promosi massal — semakin besar pula dampak dari satu kali salah kirim. Meski volume menumpuk, gerbang verifikasi tidak dilewati, dan pelacakan resi mana sampai kapan dan sejauh mana tidak pernah terputus.

Setelah pengiriman, pada layar penelusuran yang terhubung dengan pelacakan kurir, tahap per resi (persiapan produk, penjemputan, dalam perjalanan, mulai dikirim, terkirim) direkap secara real-time. Karena jumlah pada tiap tahap terhadap total terlihat sekilas pandang, kiriman yang terlewat atau terlambat dapat langsung disaring.

Gerbang verifikasi dua tahap — pemindaian picking + verifikasi ulang packing

Produk yang telah lolos gerbang pertama lewat pemindaian barcode pada tahap picking pun masih melewati satu kali verifikasi pencocokan resi–produk pada tahap packing. Bila ketidaksesuaian muncul di salah satu dari dua gerbang tersebut, kardus itu dikeluarkan dari lini pengiriman. Peluang mencegah salah kirim melonjak jauh dibanding verifikasi satu tahap.

4. Poin yang perlu dicek saat memilih perusahaan fulfillment

Bila bisnis Anda menempatkan pengiriman B2B di pusat operasinya, pastikan empat hal berikut saat memilih perusahaan fulfillment.

• Standar barcode SKU: apakah barcode bisa diterapkan tidak hanya pada SKU B2C, tetapi juga hingga satuan kardus dan bundel B2B.
• Verifikasi pencocokan resi–produk: apakah ada sistem yang mencocokkan pemindaian resi dan pemindaian produk secara 1:1.
• Jumlah tahap verifikasi: apakah satu tahap, atau verifikasi dua tahap picking dan packing.
• Visibilitas dasbor: apakah pemilik barang dapat menelusuri sendiri akurasi pengiriman per mitra dan alasan salah kirim.

Bila keempat hal di atas terpenuhi, itulah perusahaan fulfillment yang dapat Anda percayakan dengan tenang untuk operasi B2B. Kriteria perbandingan SLA yang lebih rinci dapat Anda lihat di Checklist SLA Pemilihan Vendor 3PL.

Standar RUNIC

RUNIC menjalankan pengiriman B2C, B2B, dan paket bertipe home shopping seluruhnya dengan standar verifikasi yang sama di pusat fulfillment seluas sekitar 3.000 pyeong di lantai 4 K-One Gimpo Logis. Kami mempertahankan akurasi pengiriman pada level 99,9% sebagai standar; baik pengiriman ke mitra maupun kiriman paket berkarakter B2B, kardus baru disegel setelah pencocokan 1:1 resi–produk selesai melalui WMS dan program verifikasi buatan sendiri, dan setelah pengiriman dilanjutkan dengan pelacakan pengiriman per resi.

Situs resmi www.runic.kr · Checklist SLA · Struktur Biaya 3PL · Panduan Fulfillment SmartStore →